Podejmujemy się wprowadzenia zmiany. Przechodzimy całą, często żmudną drogę. Stosujemy różne narzędzia, wprowadzamy standard i się zaczyna. Pan Stasiu nie trzyma narzędzi na tablicy cieni? Oj trudno, tyle lat tu pracuje, ważne, że dobrze robi. Pani Krysia nie nosi gogli ochronnych? Niewygodnie jej w nich, co mam ją zmusić? Robciu nie przestrzega ułożenia plików na dysku wspólnym? No to spytaj się, gdzie to trzyma to Ci podeśle. Takich przypadków można mnożyć i mnożyć, niestety. Dlatego o standaryzacji dzisiaj słów kilka, oczywiście z Babiego punktu widzenia, z którym zawsze macie prawo się nie zgodzić😊
Wprowadzając standard, wspólnie podejmujemy decyzje, że od tej pory w danym zakresie pracujemy tak a nie inaczej. Tak przynajmniej powinno być. Standard nie powinien powstawać w ciemnym pokoju specjalisty czy dyrektora i nie powinien też być zesłany na pracowników niczym prawda objawiona „bo tak”.
Otóż standaryzacja nie jest celem samym w sobie, jest elementem drogi, na której ciągle się poruszamy. Można powiedzieć, że jest przystankiem na trasie. Kiedy jedziemy w długą podróż, lean bez wątpienia taką jest, zatrzymujemy się na nocleg, zjeść lub zobaczyć coś po drodze. Nie znaczy to, że zatrzymujemy się chaotycznie na środku drogi, przystanek ma swoje zasady, ustalone wcześniej w trakcie układania planu podróży*, trzymamy się ich następnie ruszamy dalej. Tak to mniej więcej widzę. Standaryzacja pozwala nam się na chwilę zatrzymać, złapać oddech przed kolejnymi zmianami, które w środowisku lean są nieuniknione. Nie powinno się traktować standardu jako prawdy wyrytej w kamieniu, danej raz na zawsze. Tak jak organizacja jest żywym organizmem, tak standard jest żywy razem z nią. Jak ruszymy w dalszą podróż nie zatrzymamy się w tym samym miejscu, fizyka, czasoprzestrzeń i tym podobne nam nie pozwolą.
Wrócę jednak do początku mojego wpisu. Po coś ten przystanek na naszą trasę wprowadziliśmy. W jakimś celu powstała tablica cieni, zasada noszenia okularów ochronnych czy organizacja plików, to dlaczego pozwalamy, na odchylenia od tych standardów, usprawiedliwiamy to? Czy nie lepiej się zastanowić, dlaczego Pan Stasiu jednak tablicy nie używa, Pani Krysia ryzykuje utratę wzroku a Robciu chomikuje pliki na swoim pulpicie? Odpowiedzią dla mnie najczęściej jest źle wdrożony standard. Nie sztuką jest wpaść na pomysł pewnych norm czy instrukcji, za to przekonanie do nich innych to już jest wyzwanie. Nie mówię tu oczywiście o naganach, karach, cięciach premii czy innych karnych jeżykach, bo to też żadna sztuka. W końcu lepiej jak ludzie robią coś, bo chcą a nie muszą.
Dla mnie najlepszym sposobem na pracę ze standaryzacją jest ten oparty na TWI. Jest to bardzo złożona koncepcja, która uważana jest za podstawę lean management a standaryzacja jest tylko składową w tym przypadku, ale na potrzeby tego wpisu skupię się na tym elemencie. Kiedy chcemy, aby standard był wdrożony prawidłowo musimy zadbać o to, aby był zrozumiały, odpowiednio zakomunikowany oraz żeby jasna była potrzeba stosowania go. TWI umożliwia nam pokrycie wszystkich tych punktów. Możemy pracownika, nie ważne na jakim szczeblu czy stanowisku przeszkolić odpowiadając na trzy najważniejsze pytania:
Co? Czyli jakie jest jego zadanie, jakie są kroki w tym zadaniu.
Jak? W jaki sposób należy wykonywać zadanie czy kroki, czyli jaki jest standard.
Dlaczego? Przyczyny dla których trzeba robić to w określony sposób oraz konsekwencje robienia tego w sposób nie prawidłowy.
Banalny przykład dla zobrazowania:
Mamy wyjaśnione zadanie, sposób wykonania, czyli aktualny standard oraz argumentacje do danego sposobu. Wszystko jest jasne. Jest to oczywiście jedna z możliwości, czy najlepsza nie wiem, ale lubię to się dzielę, standardowo 😉
Należy jednak pamiętać o tym, aby standardu pilnować. Tu po raz kolejny wrócę do początku wpisu. W momencie, w którym jesteśmy pewni, że standard został wdrożony prawidłowo, wszystko jest jasne i zrozumiałe a mimo tego nie jest on przestrzegany, nie przymykajmy oczu, nie usprawiedliwiajmy Stasia, Krysi i Robcia ale poszukajmy przyczyny źródłowej. Zastanówmy się czy standard nie musi być zmieniony a może musimy popracować bezpośrednio z pracownikiem, może ma pomysł jak to robić lepiej. Bądźmy jednak konsekwentni, gdy decydujemy się na standaryzację, odpocznijmy zgodnie z planem zanim ruszymy w dalszą drogę do doskonałości.
*u mnie tak faktycznie jest, zero spontaniczności w długich wyjazdach, harmonogram postojów i tego typu historie 😊 na swoją obronę nie ja go tworzę 😉