Jak to jest z tym Problem Solving? Cz.2

W poprzednim wpisie dotyczącym Problem Solving spróbowałam przybliżyć Wam od czego zacząć. Było też sporo o istocie znalezienia przyczyny źródłowej w celu skutecznego rozwiązania problemu. Link do tego wpisu znajdziecie poniżej w ramach przypomnienia. W tym wpisie natomiast chciałabym, zgodnie z zapowiedzią pokazać Wam narzędzie do jej ustalenia. Jest ich rzecz jasna więcej niż jedno, ale pozwólcie, że przedstawię Wam to, z którego najczęściej przyszło mi korzystać. Nie twierdzę, że jest najlepsze nie twierdzę też, że jest najprostsze jest jednak skuteczne o czym mam nadzieję uda mi się Was przekonać.

Jak to jest z tym Problem Solving?

Narzędziem tym będzie 5 why, 5 razy dlaczego. Stworzone przez Sakichi Toyode i rozwinięte w Toyocie, gdzie stało się podstawą do zgłębiania problemów i ich przyczyn. Znane też świetnie rodzicom małych dzieci😊. Założenia wykorzystania tego narzędzia, czy raczej bardziej trafnie, metody są stosunkowo proste. Wystarczy zadawać pytanie „dlaczego” tak długo aż uzyskamy przyczynę źródłową. Tak jak mówiłam, proste 😉

Tylko że gdy chcemy, aby było to skuteczne to trzeba się do tego odpowiednio przygotować. Najważniejsze to dobrze określić problem, o tym właśnie możecie przeczytać w poprzednim wpisie. Należy cały czas pamiętać o logicznym ciągu przyczynowo skutkowym, co jest symptomem a co przyczyną. Nie należy natomiast skakać do wniosków. 5 why jest metodyczne, pozwala nam po kolei prześledzić przyczyny powstania danego problemu.

Najważniejszym warunkiem do skorzystania z tej metody jest jednak jak dla mnie czynnik ludzki. Żeby zacząć zadawać pytania musimy zbudować atmosferę zaufania. Na pewno każdy z nas poczułby się nie komfortowo, gdyby ktoś zaczął strzelać pytaniami „dlaczego robisz to tak a nie inaczej?”. Naturalnym jest, że w takim przypadku zaczniemy się bronić, gdyż możemy podejrzewać, że nasza praca i sposób jej wykonywania mogą zostać źle ocenione. Osoby przeprowadzające 5 why powinny zadbać o komfort rozmówcy. Wytłumaczyć co ta analiza ma na celu, jaki wpływ ma jej rezultat na rozwiązanie problemu. Rozmówca musi wiedzieć, że jego wkład przyczynia się do zmiany na lepsze a od oceniania jego pracy są inne momenty i ludzie.

Kolejną kwestią jest podchwytliwa liczba 5. To, że jest ona w nazwie metody nie czyni jej obligatoryjną. Nie zawsze zadając pięć pytań dotrzemy do przyczyny źródłowej a czasem wystarczą tylko cztery. Musimy być jednak czujni, im więcej pytań będziemy zadawać tym większe ryzyko, że zbłądzimy. Odpowiedzi, które słyszymy muszą być przez nas przeanalizowane, czy to już jest przyczyna źródłowa? Żeby odpowiedzieć sobie na to pytanie musimy zadać kolejne. Czy jak zadziałam na tą przyczynę to problem się więcej nie pojawi? Gdy odpowiedź brzmi tak to gratuluję, dokopaliście się do Świętego Graala.

Oczywiście bez przykładu nie ma tematu, także wróćmy do naszej nieszczęsnej zalanej łazienki z poprzedniego wpisu.

Czy na tym etapie możemy założyć, że znaleźliśmy przyczynę źródłową? Czy jak wymienimy rury na nowe to problem się nie powtórzy? Tak, ryzyko jego wystąpienia będą wtedy znikome. Jest to jak widać banalny przykład, ale mam nadzieję pozwoli złapać istotę tematu.

Mówi się, że 5 why jest proste. Pod względem nakładu osoby, z którą rozmawiamy owszem jest. Nie potrzebujemy też do niego kursów, oprogramowania czy nie wiadomo jakich sprzętów. Potrzebujemy jednak analitycznego myślenia, skupienia, umiejętności skutecznej komunikacji co już nie dla każdego jest takie proste. Wszystko jednak można wyćwiczyć i do tego zachęcam.

Podsumowując temat zdefiniowania problemu mamy omówiony, poszukiwanie przyczyny źródłowej również, czyli teraz już z górki? Tak i nie. Samo zastosowanie 5 why i znalezienie potencjalnej przyczyny źródłowej niec nam nie da. Potrzebujemy rozwiązania problemu a tu nie zawsze jest bułka z masłem. Spokojnie, Baba czuwa i w kolejnym wpisie podpowiem jak sobie z tym poradzić, a przynajmniej jak ja staram się sobie z tym radzić 😉.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *