Jak to jest z tym Problem Solving? Cz.3

No to kończymy tą nierówną walkę 😉.  Oddaję Wam ostatni, przynajmniej na razie, wpis o Problem Solving. Było o definiowaniu problemu, było o poszukiwaniu przyczyny źródłowej, przyszła pora na rozwiązania. Można by pomyśleć, że przecież jak mamy przyczynę źródłową to co to za problem wymyślić rozwiązanie?! W niektórych przypadkach faktycznie tak jest, rozwiązanie przychodzi praktycznie samo. W złożonych problemach, które angażują przykładowo większą ilość działów, rozwiązanie może już nie być tak intuicyjne.

Jak zatem podejść do poszukiwania rozwiązań? Na początek warto zaznaczyć, że jeśli problem rozpatrywaliśmy zespołowo to tak też powinniśmy szukać dla niego rozwiązania. Im bardziej zdywersyfikowany zespół tym lepiej. Tutaj chciałabym przytoczyć pewną miejską legendę, która krąży w różnych wersjach, ja jednak znam ją w następującej. Grupa wybitnych inżynierów głowiła się nad problemem, którym były przerwy w dostawię prądu spowodowane zalegającym na przewodach śniegiem. Twarde, skaliste podłoże uniemożliwiało wkopanie ich w ziemię. W pewnym momencie przechodzący Pan zajmujący się sprzątaniem, podsłuchał ich rozmowę. Zamyślił się i oznajmił, że najlepiej jakby anioł jakiś zleciał i skrzydłami ten śnieg strącał. Usłyszawszy to inżynierowie doznali olśnienia i od tej pory śnieg był regularnie strącany z przewodów za pomocą helikopterów. Wszyscy żyli długo i szczęśliwie z jednym problemem mniej😉.

Jest to oczywiście tylko przypowiastka, pokazuję ona jednak, że nie można się zamykać na pomysły osób, które potencjalnie nie są związane bezpośrednio z problemem. Nie chodzi o to, że mamy na warsztat zaprosić pół firmy, bo każdy może coś wnieść, ale postarajmy się tak zróżnicować zespół, żeby pojawiło się tak zwane „spojrzenie z zewnątrz”, które często może dać nam inspirację do ciekawego i oryginalnego rozwiązania.

Oczywiście nie byłabym sobą gdybym nie wspomniała o kreatywności. Dużo o niej mówię i piszę, na blogu znajdziecie nawet filmik jak ją ćwiczyć do czego namawiam. Nie bez powodu to wszystko, to kreatywność właśnie pozwala nam patrzeć na problemy i ich rozwiązania w nieszablonowy sposób. Całe szczęście są metody, które pozwalają nam ją pobudzać w pracy z problemami.

Możemy wykorzystać burzę mózgów, jedną z bardziej znanych metod, która pomaga nam zarówno znaleźć przyczynę problemu jak i jego rozwiązania. Czyli co, zbieramy grupę, rzucamy hasło i czekamy na listę fantastycznych pomysłów? Nie jest to niestety takie proste. Metoda ta ma swoje zasady, dzięki którym będzie skuteczna. Dla zespołu pracującego tą metodą potrzebny jest moderator, najlepiej, żeby znał problem, aby móc odpowiadać na pytania, ale też potrafił panować nad grupą i nadawał rytm pracy. Potrzebna jest atmosfera zaufania, czyli moderator również czuwa nad tym, aby pomysłów nie krytykować w trakcie ich padania. W końcu nawet najbardziej odjechany pomysł może być inspiracją do realnego rozwiązania. Przykładem, który mogę wam przytoczyć jest pomysł z warsztatu kaizen event, który brzmiał „fajnie jakby się to samo robiło” na jego podstawię zbudowane zostało półautomatyczne rozwiązanie skracające czas tworzenia projektów graficznych ze średnio 20 minut do 2 minut. Od stwierdzenia, które łatwo byłoby obśmiać powstała droga, która doprowadziła nas do zadowalającego efektu.

Zespół podejmujący się burzy mózgów musi rzecz jasna znać cel tego działania i najlepiej jak z moderatorem ustali na początku zasady pracy. Od strony technicznej przydadzą się samoprzylepne kartki, pisaki, tablica, wszystko co pozwoli nam na bieżąco pracować z pojawiającymi się pomysłami.

Kiedy już zespół stwierdzi, że wyrzucił ze swoich głów wszystko, wykręcili swoje mózgowe gąbki do sucha trzeba zrobić porządki. Z pomysłów, które się pojawiły należy wybrać te, z którymi faktycznie chcemy pracować. W tym może zdecydowanie pomóc matryca.

Na osi pionowej wypisujemy sobie wpływ, impakt pomysłu, na osi poziomej natomiast łatwość jego wdrożenia, biorąc pod uwagę nakład wymaganej pracy czy środków. Na tak przygotowaną matryce razem z zespołem nanosimy nagromadzone pomysły. Dzięki temu możemy w łatwy i efektywny sposób ustalić strategię działania, gdyż samo uporządkowanie pomysłów to nie koniec. Matrycę do pobrania znajdziecie w zakładce, o jakże oryginalnej nazwie “Materiały do pobrania”.

Gdy już bowiem wiemy, w którą stronę chcemy pójść musimy wiedzieć z kim i jak chcemy w tą podróż się udać. Tworzymy zatem plan działania, gdzie wprowadzamy role i odpowiedzialności za poszczególne działania, czas przewidziany na ich wykonanie. Pracujemy z nim pamiętając, że plan tak jak i firma to elastyczny organizm, dlatego musimy trzymać rękę na pulsie organizując spotkania statusowe w celu omówienia postępów prac.

Na koniec odpalamy szampany i celebrujemy wypracowany sukces czego oczywiście Baba życzy wszystkim!

Na tym kończymy serię „Jak to jest z tym Probem Solving?”. Sam temat Problem Solving zdecydowanie wróci, ta seria miała na celu pokazanie Wam pewnego ciągu logicznego pracy z rozwiązywaniem problemów. Przy okazji kilka narzędzi jeszcze nikomu nie zaszkodziło😉. Jak zawsze zachęcam do ich wypróbowania i do dzielenia się swoimi wrażeniami i doświadczenia

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *