Jak to jest z tym Problem Solving?

Rozwiązywanie problemów to jedno z głównych zadań w Lean i Zarządzaniu. W ostatnim wpisie wspomniałam o tym aspekcie jednak zdecydowanie zasługuje on na rozwinięcie. Problemy, czy jak to się modnie mówi wyzwania 😊 pojawiają się zawsze niezależnie od tego w jakim środowisku pracujemy. Czy jest to produkcja czy usługi jest to najzwyczajniej wpisane w realia. Mimo tego, że są one różne pod względem skali czy wpływu na organizację to podejście do nich powinno być zawsze takie same. Jakie? Mam nadzieję, że uda mi się odpowiedzieć poniżej.

Czy małe, atakujące nas w ciągu dnia, czy duże, nabudowane przez dłuższy okres mają jedną wspólną cechę powinny zostać rozwiązane. Co to jednak znaczy rozwiązane? Weźmy na przykład cieknącą rurę. W pierwszym odruchu załatamy ją, aby zatrzymać armagedon zniszczenia, ale czy to rozwiązuje nam problem? Teoretycznie tak, woda przestaje kapać tam, gdzie nie powinna. Czy mamy pewność, że to się więcej nie powtórzy? Nie bardzo, gdyż nie znamy przyczyny źródłowej.

Tu jest właśnie cały pies pogrzebany, jeśli chodzi o problem solving. Przyczyna źródłowa, Złoty Graal Inżyniera, Leanowca, Menadżera czy Pracownika, który ma za zadanie rozwiązać problem. W przypadku gdy poznamy przyczynę źródłową problemu będziemy w stanie skutecznie go rozwiązać, czyli tak aby ryzyko, że wystąpi on ponownie stało się minimalne.

Żeby zacząć musimy się zastanowić co tak naprawdę tym problemem jest. Wracając do przykładu cieknącej rury. Większość z nas mogłaby stwierdzić, że problemem w tym przypadku jest zalana łazienka to byłby jednak symptom, czyli coś co można zobaczyć, efekt problemu. Wychodząc z tego założenia problemem będzie faktycznie pęknięta, cieknąca rura. Problemem określamy to co jest odchyleniem od standardu. W tym przypadku standardem jest cała rura a jej pęknięcie oczywistym odchyleniem.

W organizacjach nie jest to zawsze takie proste. Tutaj posłużę się przykładem produkcyjnym, gdy Operator uszkodzi jakiś element. Pierwsze o czym pomyślimy w takim przypadku to, że problemem jest Operator uszkadzający sztuki. Tak naprawdę powinniśmy się przyjrzeć procesowi.  

Czy operator został odpowiednio przeszkolony?

Czy istnieje instrukcja dla jego zadania?

Czy się z nią zapoznał, zrozumiał i ją stosuje?

Czy narzędzia, których używa są w dobrym stanie, mają regularne przeglądy?

Człowiek najczęściej nie jest winny, Gemba da nam informacje. Jeśli na któreś z powyższych pytań odpowiedź będzie przecząca to tam właśnie powinniśmy szukać problemu. Powiedzmy, że akurat w tym przykładzie nie ma stworzonej instrukcji, nie ma standardu więc od czego sytuacja się „odchyla”? Problemem będzie brak instrukcji jako odchylenie od standardu jej posiadania i tutaj możemy zacząć działać.

Jak już znajdziemy problem to możemy zacząć, kolokwialnie mówiąc, kopać w poszukiwaniu przyczyny źródłowej. W zdefiniowaniu tych trzech elementów pomaga rozpisanie ich sobie na drzewie, tak, dobrze widzicie, drzewie. Tą prostą metodą możemy sobie wypisać symptomy znajdujące się w koronie, dzięki nim nazwać problem umieszczając go w pniu i zacząć poszukiwać przyczyn, wypisując je w korzeniach. Celowo używam określenia przyczyny a nie przyczyny źródłowe. Drzewo pomaga nam uporządkować informację i nadać kierunek dalszym działaniom. Widzimy symptomy, uchwyciliśmy też problem więc najgorsze przed nami 😊.

Znalezienie przyczyny źródłowej, jak wspominałam, jest kluczowe do uzyskania skutecznego rozwiązania. Nie jest to najprostsze zadanie, nie ma też gwarancji, że znajdziemy ją za pierwszym razem. Warto jednak poświęcić energię i czas na wykonanie tego zadania, bo po prostu bardziej się to opłaca. Gdy już ją faktycznie znajdziemy i znajdziemy też sposób jej rozwiązania to szanse na wystąpienie problemu ponownie są niewielkie. Co za tym idzie nie będziemy musieli się znowu z nim mierzyć i znowu, i znowu…. Ile to czasu i energii zaoszczędzonych wiedzą Ci co przyczyny źródłowej nie znaleźli, tak, ja też to wiem😊.

Całe szczęście możemy się wesprzeć metodami, które pomogą nam osiągnąć sukces. Nie chcę Was jednak zamęczać więc zostawimy je sobie na następny wpis. Dajcie znać, czy chodzą Wam po głowie jakieś, o których chcielibyście szczególnie przeczytać, w końcu Baba jest tu dla Was😊

Jeszcze jedna mała zapowiedź. Wkrótce na stronie zaczną pojawiać się różnego rodzaju szablony gotowe do użycia, które mam nadzieję się Wam przydadzą. Zacznę od opisywanego tutaj drzewa także enjoy! 😊

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *