Tytuł trochę dla śmiechu, trochę dla przykucia uwagi. Chciałabym Wam opowiedzieć o metodzie warsztatowej, którą stosuje na warsztatach Kaizen. Zaczęłam z nią pracować kilka lat temu i stosuję ją do dziś, sprawdza mi się więc czemu się nie podzielić z Wami, enjoy!
Zacznę od tego, że warsztat Kaizen lub Kaizen event jest to działanie mające na celu rozwiązanie konkretnego problemu, trwa od trzech do pięciu dni, podczas których ustalona grupa skupie się właśnie na tym zadaniu. Obiecuję, że ten temat będzie oddzielnym wpisem, gdyż niezmiernie lubię warsztaty Kaizen i zawsze wszystkich na nie namawiam 😊 Kiedy dostałam za zadanie przygotować swój pierwszy warsztat Kaizen poczułam misję. Spora, zróżnicowana grupa, trzy zaplanowane dni. Bardzo intensywnie moja wewnętrzna performerka kombinowała, jak połączyć wartość warsztatów z wydarzeniem, które zapewni dobrą zabawę uczestnikom, jak połączyć przyjemne z pożytecznym. Tak oto narodziły się Trzy pokoje Walta Disneya. I teraz pewnie co niektórzy z Was pomyśleli „ale jak to narodziły się? Przecież to żadna nowość?!” „stare i było”. Fakt sama koncepcja Trzech pokoi Walta Disneya nie jest niczym nowym, ale ja wcześniej nie spotkałam się z wykorzystaniem jej na warsztatach więc tak, narodziła się i tego się trzymajmy😊
Walt Disney jak legenda głosi miał trzy osobne pomieszczenia, w których znajdowały się trzy nie mogące mieć ze sobą styczności, grupy ludzi. Nowy pomysł na produkcję musiał niejako przejść przez te trzy pomieszczenia by zostać ostatecznie wdrożony. Założenie jest świetne jednak umówmy się, kto ma w firmie wolne trzy pokoje na trzy dni? Często jednego na godzinę nie idzie znaleźć także… Miałam jednak do dyspozycji grupę ludzi i trzy dni więc coś trzeba było z tego posklejać. Postanowiłam pokoje pozmieniać na dni i tak oto narodziło się narzędzie oparte o koncepcję Trzech pokoi Walta Disneya.
Dzień pierwszy – pokój Marzyciela
Po wprowadzeniu, otwarciu warsztatu, przekazaniu i wymianie najważniejszych informacji uczestnicy dostają informację, że oto sky is the limit! Niemożliwe nie istnieje, jesteś zwycięzcą, masz te moc, MASZ TE MOOOOOC! W pierwszym dniu uczestnicy mają za zadanie poszukać rozwiązania, które jest dla nich najbardziej idealne. Nie zważając na ograniczenia, wszak w tym pokoju ich nie ma. Brzmi jak kompletna abstrakcja? Tak właśnie ma być. Powstają tu najbardziej odjechane pomysły, jednak ten etap jest ważny. Pomaga on przełamać barierę schematycznego myślenia. Warsztaty Kaizen startują często dla problemów, które trochę już z nami są, duże szanse, że ktoś je już kiedyś próbował rozwiązać, dlatego musimy do nich podejść na świeżo, spróbować znaleźć rozwiązanie jak to mówią za granicą out of the box 😉 Pokój Marzyciela jest etapem, który pomaga właśnie z tego boxa się wydostać, znaleźć inną perspektywę. Często właśnie na tym etapie pojawiają się rozwiązania nie szablonowe, które po oszlifowaniu mogą przynieść rozwiązanie bliskie doskonałości (if you know what i mean).
Dzień drugi – pokój Realisty
Jak ciężko tu wejść po utopijnej wizji poprzedniego pokoju to nawet nie będę wspominać. Na tym etapie musimy, że tak powiem, zacząć ściągać ten nasz plan na ziemię. To w tym momencie powstaje mapa stanu przyszłego, budujemy nową wersję procesu, możliwą do wdrożenia, ale jak najbliższą idealnej jego wersji.
Dzień trzeci – pokój Krytyka
Wykańczamy naszą mapę stanu przyszłego i tworzymy plan działania (Action plan) w celu jej wdrożenia. Tak w największym skrócie brzmi to co musi się w trzecim dniu wydarzyć. Analizujemy czarne scenariusze, upewniamy się, że to co się narodziło w naszych głowach jest na tyle przygotowane, żeby móc zacząć to wdrażać.
Kilka porad praktycznych. W przypadku warsztatów Kaizen bardzo istotną rolę pełni lider warsztatów/ prowadzący, zwał jak zwał, ale ta osoba prowadzi grupę i pilnuje, żeby wszystko szło zgodnie z planem. Czy użyta będzie opisana przez mnie metoda czy jakakolwiek inna to lider właśnie trzyma dyscyplinę i pilnuje, żeby przejść przez wszystkie etapy i konsekwentnie dążyć do celu. W końcu nie po to wyciągamy zespół ludzi na trzy dni, żeby skończyć z niczym prawda?
Należy zaangażować osobę lub osoby decyzyjne. Nie zawsze mogą być zaangażowane przez trzy dni na 100%, ale powinny przynajmniej znać bieżący status i uczestniczyć w zamknięciu warsztatu. Nie chodzi tu tylko o to, żeby te osoby podejmowały jakieś finansowe decyzje, to też się oczywiście zdarza, ale bardziej żeby były na bieżąco z tym co dzieje się w ich obszarze i mogli czynnie wspierać tą zmianę.
Na koniec pro tip, który mi się bardzo fajnie sprawdza za każdym razem. Warsztat powinien mieć nazwę. Nie mam tu na myśli nazwy w stylu ‘redukcja ilości reklamacji od klienta, gdyż jest to nasz KPI i boli nas, że go nie osiągamy”. Wiadomo, że nas to boli, wiadomo, że po to się spotykamy nie ma sensu sobie tego wypominać przez trzy dni 😉. Mam na myśli nazwę, która zachęci ludzi do działania, może trochę rozbawi, sprawi, że poczują, że robią coś sympatycznego. Mój ostatni warsztat nazywał się „wind of change”, na spotkaniu otwierającym leciał z resztą ten utwór 😊. Wszystkie motywy na warsztacie też nawiązywały do tematu, było z tego trochę śmiechu, ktoś oczami wywrócił, ale temat nikogo nie przestraszył i nawiązywał do tego co ma nadejść, zmian.
Podsumowując, metoda Trzech pokoi Walta Disneya nie jest prosta, bo wymaga dużego zaangażowania od lidera warsztatów. Czy jest to metoda, która sprawdzi się zawsze i wszędzie? Nie i nie znam takich. Jak ktoś zna to chętnie też poznam. Chciałam Wam o niej opowiedzieć, bo jak to mówi IT u mnie działa i może Wam się kiedyś przyda. Gdybyście mieli okazję i ochotę z niej skorzystać koniecznie dajcie znać, jak było. Gdybyście chcieli wiedzieć więcej, macie jakieś pytania lub wątpliwości piszcie w komentarzach lub w wiadomościach, chętnie poznam Wasze opinie.