Instrukcję nas otaczają. Gdy kupujemy nowy produkt, dostajemy listę czynności niezbędną do jego instalacji lub pierwszego użycia. Mamy obrazki, krótkie komunikaty lub elaboraty pisane fachowym językiem, wszystko zależy od produktu, który nabyliśmy. Ktoś kto ten produkt tworzył również korzystał z instrukcji jak to zrobić, a przynajmniej powinien 😉 Właśnie o tych instrukcjach dzisiaj słów kilka. Opowiem Wam jak ja się do tego zabieram, może Wam się przyda.
Chciałabym omówić instrukcję stanowiskową, czyli pokazującą jaki fragment procesu dzieję się na danym stanowisku i jak go wykonać. Możliwości i sposobów jest kilka jednak pierwszy krok będzie zawsze ten sam, idziemy do Gemba. Generalnie jest to pierwszy krok przy większości działań, ale nie zaszkodzi o nim wspomnieć. Instrukcje takie tworzymy do procesów ustandaryzowanych, czyli takich, które mają ustalony na ten moment sposób działania. Naszym zadaniem jest stworzenie opisu tego działania tak żeby każdy pracownik, który będzie musiał z niego skorzystać nie miał wątpliwości co i jak ma wykonać.
Zaczynając zawsze zbieram niezbędne mi informację od pracownika z danego stanowiska. Zadaje mnóstwo pytań, robię notatki, zdjęcia. Przekonałam się jednak, że jest bardziej efektywny dla mnie sposób i zaczęłam daną czynność nagrywać. Dzięki temu zawsze mogę się lepiej przyjrzeć, wrócić się lub zatrzymać na interesujących mnie kwestiach. Mogę też wycinać zdjęcia bezpośrednio z filmu, jeśli jest on w dobrej jakości co już w ogóle ułatwia sprawę. Warto tutaj zaznaczyć, że pracownik biorący w tym udział musi się na to zgodzić. Nie każdy czuję się komfortowo będąc nagrywanych, nawet jeśli nie widać twarzy.
Gdy już mamy zebrane interesujące nas informacje możemy zacząć tworzyć faktyczną instrukcję. Są różne szablony, możemy też stworzyć własny. Ja instrukcję dzielę sobie na 4 części.
Co?
Jak?
Dlaczego w ten sposób?
Zdjęcia
Ten podział umożliwia mi przedstawienie pojedynczych kroków w sposób niemal niezostawiający wątpliwości. Każdy krok podpieram również zdjęciem, jeśli jest taka możliwość, dzięki czemu mamy bezpośrednie odniesienie do stanowiska pracy. Zawsze powinna znaleźć się informacja o tym kto taką instrukcję wykonał i kto ją zweryfikował oraz kiedy została wprowadzona, żebyśmy byli pewni, że tyczy się aktualnego standardu. Poniżej możecie zobaczyć banalny przykład jak może to wyglądać. Tak rozpisane instrukcję tworzę już od jakiegoś czasu. Pozwalają efektywniej wdrożyć nowych pracowników a reszcie trzymać standard.
Tworząc instrukcję pamiętajmy jaki jest cel jej tworzenia i zbierajmy informacje w Gemba, piszmy jasnych i zrozumiałym językiem. To nie pismo urzędowe, żeby człowiek bez tłumacza nie zrozumiał o autor miał na myśli. Im bardziej będziemy kluczyć, im bardziej fachowego języka używać tym cięższy będzie odbiór. Jeśli możemy odwołujmy się do potocznych określeń używanych przez pracowników, w końcu jest to język, którym posługują się na co dzień np. „użyj liniału płaskiego, czyli tzw. Linijki” lub „włącz przyczłapkę do bulbulatora czyli tzw. czerwoną maszynkę” 😊 żarty żartami, ale rozumiecie sens.
Instrukcję ułatwiają życie, pomagają utrzymać jakość, podnoszą efektywność, pomagają wdrażać nowych pracowników no samo dobro, jeśli będą zrobione z głową. Nie twierdzę, że moja propozycja jest najlepsza, czy że sprawdzi się wszędzie, ale może będzie dla kogoś punktem wyjścia do znalezienia swojej najlepszej wersji. W razie potrzeby Baba zawsze służy radą, pomocą i dobrym słowem, dlatego piszcie, komentujcie, bądźcie.