Dla części ludzi pracujących komputer to główne „miejsce pracy”. Pytanie brzmi jak sobie je zorganizować, żeby było funkcjonalne i efektywne. Tak wiem, że niektórzy twierdzą, że odnajdują się tylko w gąszczu ikon, który jest tak gęsty, że nie widać tapety na monitorze. Ja natomiast namawiam, żeby chociaż spróbować sobie zorganizować pliki i sprawdzić co się zmieni. U mnie się zmieniło 😉
Narzędziem, które zadziałało w moim przypadku było C.O.T.A. więcej o nim możecie przeczytać w książce ‘The Hamster Revolution’ T. Burressa i V. Halsey. Postaram się jednak pokrótce nakreślić z czym to się je. Litery ze skrótu pokazują organizację plików według wzorca widocznego na rys.1
Rys. 1 schemat C.O.T.A.
Każdy z nas ma klientów, wewnętrznych bądź zewnętrznych. Dedykowane im materiały możemy trzymać w folderze ‘Klient’. Tak samo idąc dalej, to co jest naszym outputem, produktem, tym co dostarczamy, umieszczamy w folderze ‘Produkt’. Wszystko co związane z zespołem, czy zarządzanym przez nas czy tym, którego jesteśmy członkiem ląduje w folderze ‘Zespół’. Mamy też miejsce na dokumenty, umowy, faktury czy inne niezbędne do życia pliki. Każdy taki folder może mieć oczywiście swoją wewnętrzną strukturę, która będzie już bardziej szczegółowa. Przykładowo folder ‘Zespół’ może mieć w środku pod foldery:
- ‘Matryca kompetencji’
- ‘Zdjęcia z integracji’
- ‘Harmonogram szkoleń zespołu’
Ważnym jest, że mamy cztery główne foldery, w obrębie których się poruszamy. Dodatkowo z własnego doświadczenia polecam folder działający jak ‘red tag’ przy 5S, możemy tam tymczasowo wrzucać pliki i materiały co do których nie jesteśmy pewni, zostawić czy wyrzucić. Podkreślam, tymczasowo.
Nie jest to fizyka kwantowa jak łatwo zauważyć, ale czy nie jest tak że to proste rozwiązania są często najbardziej udane?
Największym problemem z tym narzędziem jest to, że to od nas samych zależy, czy się utrzyma. Moja historia z nim zaczęła się od obejrzenia filmu, do którego link znajdziecie poniżej. Kiedy usłyszałam, że szukając plików w komputerze możemy tracić nawet rok z życia to stwierdziłam, że w sumie opłaca się jakąś ten temat ogarnąć. Czy zawsze mój komputer wygląda tak cudnie? Nie. Przyjęłam sobie jako standard, że piątek jest dniem, w którym muszę go do tego stanu doprowadzić. Widzę różnicę, o wiele łatwiej mi coś znaleźć, zwłaszcza jeśli ktoś czegoś ode mnie potrzebuje na tak zwane wczoraj. Mniej się też wściekam, bo narzędzie to niejako wymusza nazywanie plików w odpowiedni sposób, nie musze już otwierać pięciu rzeczy, żeby znaleźć tą, której szukam.
Czy jest to idealne rozwiązanie? Nie znam takiego. Mi się jednak sprawdza już od jakiegoś czasu, dlatego chciałam się z Wami nim podzielić. Jestem pewna, że macie jakieś swoje pomysły na zapanowanie nad komputerowym chaosem, chętnie poczytam w komentarzach. Gdybyście chcieli pobujać się z C.O.T.A też chętnie się dowiem, jak poszło.