Baby przygody z tablicą Daily.

Poniżej znaldziecie tekst o tablicy dziennej w subiektywnym Babowym ujęciu 😉 zapraszam do czytania i komentowania rzecz jasna 🙂
Moje przygody z tablicą dzienną są rozmaite. Najczęściej musiałam przyjąć rozwiązania już zastałe, ewentualnie lekko je modyfikować. Zawsze działało to na mnie deprymująco. Dlaczego? Bo duże obszary tych tablic często nie działały, elementy zawieszane w poszczególnych sekcjach nie były omawiane w ogóle lub, o zgrozo, nie były nawet aktualizowane. Po tych doświadczeniach znalazłam się w miejscu, gdzie miałam możliwość stworzenia wszystkiego od nowa w tym tablicy dziennej, o której chcę Wam tu trochę opowiedzieć.


Zacznę jednak od tego do czego ta tablica ma służyć. Z zespołem spotykamy się przy niej codziennie, żeby omówić bieżącą sytuację. Zaczynamy zawsze od realizacji KPIów następnie omawiamy wyzwania (sprytne obejście słowa problem 😊) jakościowe. Zawsze jest też chwila do omówienia aktualności z firmy, obszaru i najbliższych projektów czy zadań. Spotkanie dzienne, nazywane też odprawą ma na celu przede wszystkim skuteczną komunikację. Zespół wie jak mu idzie, gdzie pojawiają się problemy do rozwiązania, z czym możemy się za chwilę zmierzyć. Nic nie powinno stanowić zaskoczenia. Idealna harmonia i spokój duszy😊 Tablica natomiast pomaga niejako zwizualizować to spotkanie, każdy kto chwilę po nim zapomniał o czym była mowa zawsze może podejść i sprawdzić. Każdy kto wchodzi na obszar w krótkim czasie może zweryfikować w jakiej obecnie sytuacji się znajduję. Tutaj też dochodzimy do pierwszego wymogu dziennych spotkań, ba nawet ich kluczowej zasady: krótko, zwięźle i na temat.

  1. Krótko: Spotkania dzienne trwają mniej więcej 10/ 15 minut. Odbywają się na stojąco, aby ich efektywność była większa (co bardziej szczegółowo omówię w kolejnym materiale). Skupić należy się na przekazaniu ważnych informacji i powrocie do bieżących zadań. Dlatego zawsze na takich spotkaniach lider, który je prowadzi powinien pojawiać się przygotowany. Dane na tablicy są uzupełnione, tymczasowe rozwiązania problemów są przygotowane (mam tu na myśli sytuację w postaci np. nagłej absencji członka zespołu), bieżące zadania gotowe do rozdysponowania.
  2. Zwięźle: Wracając do przykładu nagłej absencji. To nie czas na wyjaśnianie na forum zespołu, że kolega nie pojawił się dzisiaj wyjątkowo, gdyż jego pies zjadł mu buty, a ten pies to owczarek niemiecki więc buty są całkiem zniszczone, a w ogóle to buty były konkretnej marki i nie z wyprzedaży więc rozpacz jest spora, a przy okazji nie ma już jego rozmiaru w tym sklepie, w którym je kupił, bo ten sklep też…. Rozumiecie do czego zmierzam? Mimo bezdyskusyjnego dramatu kolegi i chęci łączenia się z nim w bólu to nie czas na rozdrapywanie tych ran. Wystarczy informacja, że kolega się wyjątkowo nie pojawił w związku z tym zadania rozdzielamy w sposób następujący. Tak samo w przypadku KPIów. W przypadku gdy coś nam się „pali” na czerwono, należy o tym powiedzieć i jeśli są, poinformować o środkach zaradczych. W przypadku gdy wynik jawi się optymistyczną zielenią, gratulujemy dobrej roboty i idziemy dalej.
  3. Na temat: Patrząc na to do czego mają służyć dzienne spotkania nie powinniśmy na nich skupiać się na dogłębnych analizach czy planowaniu długoterminowym. Nie jest to też czas na poszukiwanie przyczyn źródłowych problemów i ich rozwiązań. Nie najlepszy jest to też moment na podsumowanie ostatniego sezonu Gry o Tron czy nowej promocji w popularnych sieciówkach, mimo że są to tematy istotne. Prowadzący spotkanie ma zadanie pilnować dyscypliny spotkania, zarówno czasu jego trwania jak i omawianych treści. W przypadku, jeśli jakiś temat odbiega od ustalonej agendy w jego gestii leży przekierowanie petenta na inne spotkanie w celu omówienia go. Jeśli chcecie porozmawiać jak to ugryźć i z jakich opcji skorzystać dajcie znać w komentarzach.
    Stosując zasadę krótko, zwięźle i na temat, można wyrobić sobie standard prowadzenia takich spotkań. Co jednak z tą tablicą? Ma nas wspierać więc powinna być dostosowana do charakteru spotkania.
    Nie może być zbyt obszerna, żebyśmy nie potrzebowali tylko na jej przejście 40 minut. Dane na niej prezentowane nie mogą być skomplikowane, powinny być zrozumiałe dla każdego a także łatwe do odszyfrowania. Przykładowo nakładanie trzech KPIów na jeden wykres, a widziałam taki kwiat, sprawi, że szukając jednej danej zmarnujemy sporo czasu. Robienie malutkich wykresów i stosowanie w nich ogromnych liczb, ogranicza czytelność. Używanie setek kolorów, które sprawiają, że świat jest piękny sprawi, że nasza tablica będzie jak wesołe miasteczko, niby fajnie, ale na dłuższą metę robi się niedobrze. Wreszcie to co mnie zawsze bolało najbardziej, zbędne dane.
    Możliwe, że znacie układ tablic opierający się na zestawieniu QDIP, od angielskich słów quality, delivery, inventory i performance. Jest to dosyć popularny układ i jak najbardziej nie mam zamiaru go negować, pod warunkiem, że dane które wiszą w poszczególnych sekcjach są faktycznie tymi, które omawiamy i jesteśmy z nimi na bieżąco. Znam przypadki, że tablica była wypełniana wykresami tylko po to, żeby każda sekcja była zapełniona. Podczas gdy zadawałam pytanie o konkretną daną okazywało się, że:
    · „O to w sumie nikt nie pyta.”
    · „My tego nie sprawdzamy.”
    · „Kiedyś to robiliśmy, ale tak naprawdę to bez sensu.”
    · „To my mamy coś takiego?”
    No macie, tylko po co? Ważne, żeby dobrze wybrać dane, które na tablicy mają się znaleźć. Żeby to zrobić trzeba wziąć pod uwagę parę czynników. Kto jest odbiorcą informacji, jakie są cele danego obszaru, czy mamy dostęp do wszystkich potrzebnych nam danych. Oczywiście jest to tylko kilka przykładów, od których można zacząć. Wykorzystując swoje doświadczenia i analizując potrzeby co do tablicy z kierownikiem obszaru postanowiłam stworzyć coś innego, z zupełnie nowym podziałem, ani lepszym, ani gorszym, po prostu innym. Podział sekcji to 4P, od angielskich słów (zagraniczny zarząd taki jest😊) performance, people, project, practice. W pierwszej sekcji znalazły się nasze KPIje, w kolejnej matryca kompetencji i plany rozwojowe, w trzeciej status realizacji bieżących projektów oraz plan najbliższych. W ostatniej sekcji wiszą ściągi, informację związane z BHP, Lean czy aktualnościami. Tablica nie jest duża, odbiorcami są wszyscy w zespole produkcyjnym w tym operatorzy, wykresy są przejrzyste i póki co zrozumiałe. Tablica jak wszystko inne jest co jakiś czas przeglądana, sprawdzamy czy nadal wszystko co na niej jest, jest nam potrzebne, czy nie musimy dodać czegoś nowego. Póki co działa, a jak działa znaczy, że nie jest głupie😊 Może spojrzycie dzięki temu na swoje tablice inaczej a może macie jakieś fajne rozwiązania ze swoich doświadczeń lub jakieś nie fajne ku przestrodze?

4 odpowiedzi na “Baby przygody z tablicą Daily.”

  1. Znalazłam się w miejscu, jak wynika z Twojego bloga wymarzonym, bo mogłam stworzyć tablice. Jak również inne przyczółki związane ze szczupłym zarządzaniem. Ale zostańmy przy tablicach dziennych. Tablice powstały- Tyle, że nikt nie wiedział co liczymy, czego chcemy, dokąd zmierzamy. I dlaczego lider w ogóle ma prowadzić jakieś spotkanie, które w jego mniemaniu zabiera mu tylko czas itp, itd. Wszystko zależy od kultury firmy. Bo kto ma być na tym spotkaniu? Początkowo przychodzili wszyscy, bo coś nowego….No i mamy Lean 🤥 Po roku jestem tylko ja i lider, który w między czasie odkrył, ze jednak nie jest to taka strata czasu. I wiele wyzwań😜udało nam się rozwiązać . Tylko czy to „Leanowiec” jest jedyną osoba, która to obchodzi? Od czasu do czasu Szef Produkcji obiecuje, ze dołączy i nawet przyjdzie przez dwa kolejne dni…. brzmi to jak narzekanie, ale nie żalę się, bo ja widzę sens tych spotkań. I chciałabym, żeby Lean nie był modą, tylko wspólnym działaniem. A dużo mojej pary idzie niestety w gwizdek.

    1. Właśnie opisałaś jak nie powinno być. Przykład, chęć zmiany, konsekwencja powinny iść z góry. W przypadku gdy kierownictwo nie angażuje się od początku nie ma mowy o trwałej zmianie, budowaniu kultury, mamy wtedy szanse na wprowadzenie kilku narzędzi i na tym najczęściej się kończy. Szkoda że zostało to potraktowane u Ciebie w ten sposób, widzę jednak że nie odpuszczasz i może w końcu pójdą po rozum do głowy. Trzymam kciuki🙂

Skomentuj Ania Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *